Vollständige digitale Beschreibung der kommunalen Verwaltung

Unsere Vision: "Vollständige digitale Beschreibung der kommunalen Verwaltung auf Basis der Prozesse"

1. Schritt: Organisationsreform durch vollständige Digitalisierung

2. Schritt: Erfassung, Optimierung und Standardisierung der Prozesse

3. Schritt: Implementierung von eProzess-Kommunal

Vorwort:

Wenn von eGovernment und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung gesprochen wird, geht es großteils um die Optimierung des Inputs, also hauptsächlich um die Verfügbarkeit der Antragstellung für die Bürgerinnen und Bürger. Auch der Output wird durch Portale, Apps und ähnlichem zeitgemäß gestaltet. Die eigentliche Leistungserstellung wird bei der Digitalisierung aber wenig beachtet. Die Gestaltung der kommunalen Prozesse ist aber wesentlich für Effizienz und Effektivität. Deshalb hat die Gemeinde St. Marien einen etwas anderen Weg bei der Digitalisierung beschritten. Unserer Vision folgend haben wir definiert, dass in einer Umwelt mit verschiedensten Kommunikationskanälen den Kundinnen und Kunden freigestellt sein muss, wie bspw. Anträge bei der Verwaltung eingebracht werden können. Egal ob mündlich, schriftlich oder digital, die Anbringen werden beim Einlangen harmonisiert und zu digitalen Auslösern der kommunalen Geschäftsprozesse. Das gesamte Gemeindeamt ist in seinem Tun gänzlich digital. Auch der Output erfolgt ausschließlich digital und zwar in der Form, dass egal ob RsA, RsB, Postversand, LetterLink und dgl. ein Datenstrom mit der kommunalen Korrespondenz an die Post AG übertragen wird. Die Post entscheidet dann über die Art der Zustellung bis hin zum eventuell erforderlich Druck für die konventionelle Briefbeförderung.

Die Vorteile der vollständigen Digitalisierung der kommunalen Verwaltung sind die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Informationen und Prozesse, der hohe Grad der Automatisierung und die Standardisierung der Abläufe. Trotzdem wird der Kontakt mit den Kundinnen und Kunden gepflegt und auf deren Wünsche eingegangen.

1. Organisationsreform in der St. Mariener Gemeindeverwaltung und 2. Erfassung, Optimierung und Standardisierung der Prozesse

Aufgrund der geänderten EDV-Strategie wurde für die Gemeindeverwaltung in St. Marien ein ganzheitliches Organisationsreformprojekt entwickelt. Als Vision für dieses Projekt gelten die umfassende digitale Organisationsbeschreibung und die Umstellung auf ausschließlich digitale Prozesse. Damit wird das Paperless Office in der kommunalen Verwaltung verwirklicht.

Im ersten Halbjahr 2016 wurden als Vorbereitung die IST-Prozesse in den Organisationseinheiten identifiziert, schließlich evaluiert und optimiert. Dabei wurde vermieden, Prozesse ohne Rücksicht auf die neuen Möglichkeiten einfach im neuen System abzubilden. Der Fehler, wie seinerzeit bei der Einführung der EDV, die „Papierprozesse“ 1:1 in den neuen Systemen abzubilden, wurde kein zweites Mal begangen.

Durch die neuen und großteils revolutionären Möglichkeiten für die Entwicklung neuer Abläufe haben sich die Stellenbeschreibungen und die Aufgabenzuteilungen geändert. Die Geschäftsverteilung wurde verändert und musste daher neu dokumentiert werden.

Seit Anfang Juli 2016 ist das neue System GeOrg im Echtbetrieb. Die Vorbereitungsarbeiten waren durchaus fordernd. Bspw. wurden die Daten der Finanzabteilung für die Migration Ende Mai abgeholt. Die Echtdaten lagen dann mit Ende Juni vor. Somit mussten die Gebarungsfälle im Juni und teilweise im Juli in zwei Systemen erfasst werden. Die tiefe Integration der öffentlichen Register ins System ist für die Zukunft sehr wertvoll, führte jedoch aufgrund überraschend schlechter Datenqualität (im Speziellen im AGWR) zu intensiven Datenkontrollen und zahlreichen Datenkorrekturen. Jedenfalls waren insbesondere in der Zeit von Ende Juni bis Ende August 2016 nicht nur die Projektleiter-Stellvertreter durch die Doppel- und Dreifachbelastung extrem gefordert (laufende Aufgaben, Nacherfassung und Kontrolle, Projektumsetzung und Aufgaben des Projektmanagements), sondern auch alle anderen Bediensteten des Gemeindeamtes.

St. Marien ist damit auf einem sehr guten Weg. Um einen Einblick in die Funktionsweise der digitalen Prozesse zu geben, folgt eine Auflistung einiger Highlights des Systems:

• Die gesamte Post, auch jene die durch Mails die Gemeinde erreicht, wird ausschließlich digital zur Bearbeitung an die Mitarbeiter verteilt.

• Der elektronische Akt wird praktisch bereits in allen Geschäftsprozessen verwendet.

• Die Kontoauszüge werden vollautomatisch von der Bank abgeholt und überwiegend automatisch vom System verbucht.

• Eingangsrechnungen werden automatisch mit den eingegebenen Buchungen verbunden. Die erstellten Anordnungen werden von den Sachbearbeitern digital geprüft und unterfertigt.

• Anordnungen werden vom Bürgermeister digital freigegeben.

• Prüfcockpits dokumentieren die Prüfungstätigkeit des Prüfungsausschusses.

• Im Fördercockpit werden die Gebarungen einzelner Projekte zusammengefasst und für die Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden vorbereitet.

• Auswertungen aus dem Finanz- und Organisationsbereich sind beinahe unbegrenzt möglich

• Die Bauamtsverwaltung ist zu 100 % auf den digitalen Bauakt umgestellt. Dabei wurden die bestehenden Akten migriert und können im Falle von neuen Verfahren verknüpft werden.

• Der Versand von Bescheiden, Vorschreibungen, Briefen, etc. erfolgt digital über das Versandmodul der Post. Poststücke müssen daher nicht mehr gefaltet und kuvertiert werden. Im Akt wird entschieden, wie das Poststück zugestellt wird. Für alle Zustellarten gibt er nur einen Versandkanal und zwar das Versandmodul. Seit Beginn des Echtbetriebes am 1. Juli 2016 wurden von der Gemeindeverwaltung über 40.000 Dokumente erstellt und digital zum Versand der Österreichischen Post AG übergeben. Völlig papierlos.

• Geschäftsfallauslösende Dokumente werden automatisch archiviert und dementsprechend verlinkt.

• Entstehende Dokumente werden automatisch vom System archiviert und zu den Geschäftsfällen verknüpft.

• Durch die Bereitstellung des Systems durch das Steiermärkische Rechenzentrum ist höchstmöglicher Datenschutz und Ausfallsicherheit gewährleistet.

• Das Rechenzentrum ermöglicht zudem den ortsungebundenen und betriebssystemunabhängigen Access. Bspw. können Anordnungen mittels Tablet und mobilen Breitband freigegeben werden. Zudem sind vollwertige Heimarbeitsplätze realisiert.

Das System (SAP und GeOrg) hält das Versprechen, dass Geschäftsfälle umfassend digital abgewickelt werden können und die Dokumentation vollelektronisch und automatisch erfolgt. In den Akten, wie Eingangsrechnungsakt, Bauakt, allgemeiner Akt, etc., werden nicht nur

• Dokumente gesammelt und archiviert, sondern auch

• aus Vorlagen erstellt, abgeändert und fortgeführt,

• signiert und für den Versand vorbereitet.

• Akten werden mit anderen Vorgängen verknüpft und

• mit der Vertragsverwaltung und Buchhaltung verlinkt.

• Aktenstücke werden in Umlaufmappen zur Kenntnis gebracht, genehmigt und systematisch in Ordnerstrukturen abgelegt.

• Sachbearbeitern werden Aufgaben zugeordnet und dokumentiert.

• Notizen werden erfasst.

• Beteiligte, Einbringer, Sachverständige, etc. werden hinzugefügt und verwaltet.

• ToDo-Listen werden erstellt, erweitert und gewartet und zeigen damit den Bearbeitungsstand.

• Der Versand von Poststücken wird dokumentiert und

• sämtliche Arbeitsschritte im Akt werden vollautomatisch und unveränderbar protokolliert.

Der allgemeine Akt ist damit universal für alle Abläufe einsetzbar. Ergänzt wird dieses Tool durch bereits speziell vordefinierte Akte, wie Bauakt, Budgetakt, Sitzungsakt, etc., die genau auf die gedachten Aufgaben abgestimmt sind.

Ergänzt werden diese digitalen Prozesse durch den Bereich Personenstandsrecht, deren Prozesse wiederum von den Betreibern der öffentlichen Register bereitgestellt werden. Das Entscheidungsmanagement, das eine Vielzahl von externen Teilnehmern, wie den Mitgliedern des Gemeinderates, hat, wird ebenfalls völlig papierfrei geführt. Die erforderlichen Informationen und Dokumente werden zeitgemäß online zur Verfügung gestellt.

Schlussbemerkung:

Die Gemeinde St. Marien hat definitiv die richtige Entscheidung getroffen und ist in der Verwaltung im digitalen Zeitalter angekommen. Das integrierte EDV-System ist Garant für innovative und effiziente Geschäftsprozesse und bedeutet einen Quantensprung in der Nutzung elektronischer Systeme. Die Weiterentwicklung ist durch SAP garantiert. Die Leistbarkeit für die Gemeinde ist durch das Customizing der Comm-Unity gegeben.

Hinweis: Die Präsentation zum Projekt "Einführung von GeOrg" ist zu dieser Beschreibung hochgeladen.

3. Implementierung von eProzess-Kommunal (die maßgeschneiderte und adressatengerechte Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den Geschäftsprozessen)

Nun wollen wir „die vollständige digitale Beschreibung der kommunalen Verwaltung auf Basis der Prozesse“ erreichen. Damit können wir die Arbeit im Gemeindeamt gerechter verteilen, die Redundanz der Leistungserbringung deutlich erhöhen und die Qualität sichern. Zudem unterstützen wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Gemeindeämtern durch das Aufgaben-Wiki und garantieren damit die vom Arbeitgeber geforderte Befähigung der Bediensteten. Das Können reduziert den Leistungsdruck und fördert das Wollen. Die Systeme erlauben zudem eine eindeutige Übertragung von Verantwortlichkeiten und bilden damit das Dürfen ab.

Das Können, Wollen und Dürfen schaffet für jeden Einzelnen Klarheit und Sicherheit bei der Aufgabenerfüllung und verbessert somit das Arbeitsumfeld und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Mitarbeiterzufriedenheit führt unmittelbar zur Kundenzufriedenheit, und mit Kunden meine wir Bürgerinnen und Bürger, Politiker, Stakeholder in Landes- und Bundesverwaltungen, uvm.!

Mit eProzess-Kommunal reformieren wir die Gemeindeverwaltung zu einem kundenorientierten Dienstleistungsbetrieb mit modernsten und optimierten Geschäftsprozessen. Nur damit sind wir fit für alle künftigen Aufgaben. Wir beschäftigen uns nicht mehr mit sinnlosen Aufgaben, wie „Löcher in Papier stanzen“, „Blätter in Bene-Ordner ablegen“, die dann von anderen sowieso nicht mehr gefunden werden.

eProzess-Kommunal als Standardkatalog kommunaler Geschäftsprozesse – insbesondere durch Einsatz modernster Technologie und hochgradiger Automatisierung der Prozesse – wird in Zukunft ein unverzichtbares Tool für die Gemeinden.

Hinweis: Das Management paper und die Präsentation zu eProzess-Kommunal sind als pdf.-Datei zu dieser Beschreiben hochgeladen. Eine Kurzbeschreibung als Video ist unter https://sho.co/1BCXL abrufbar. Zu den bereits voll funktionsfähigen Webapplikationen eProzess-Manager und eProzess-Viewer sind Screenshots angefügt.